Главная Каталог работ Информатика Контрольная - Информатика Вариант 2


Каталог

Контрольная - Информатика Вариант 2

Цена
Свободно
Оценить
0 голосовать
:
0
1. Электронное документоведение    32. Построить математическую модель и решить задачу в MS Excel    9Список использованных источников    151. Электронное документоведениеОснову информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.Документоведение как научная дисциплина своей основой задачей, социальной функцией считает создание теоретико-методической базы обеспечения общества полноценной информацией в форме документов, в том числе пригодных для создания, обработки, хранения и использования при помощи средств вычислительной техники.Теоретически документоведение занимается всей совокупностью документов, однако практически основное внимание уделяется управленческим документам в связи с постоянно растущим значением управления в нашей стране. Понятие управленческого документа расширяется в связи с появлением новых носителей информации и способов ее передачи.В течение последних примерно пятидесяти лет документоведение внесло определенный вклад в повышение качества управленческих документов и построение системы делопроизводства или документационного обеспечения управления.В последние годы документационное обеспечение у нас в стране нацелено на использование электронных технологий и даже звучат довольно веские слова о переходе на электронное документационное обеспечение и отказе от устаревших бумажных носителей.С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин «электронный документ».Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.). Обязательной является разработка специально ориентированной нормативной базы документационного обеспечения управленческой деятельности с использованием электронных технологий и носителей информации. Урегулированию подлежат следующие вопросы: собственность на документы, организация делопроизводства, документирование, обязательные реквизиты документов и правила их оформления, бланки, текстонанесение, перечень документов, которые должны обязательно должны создаваться на бумаге, методика унификация форм (проектирование шаблонов) и правила их использования, и другие. Вся нормативная база рассчитывается на бумажные и электронные документы и ситуации.Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия «электронный документ». Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» сохранён прежний термин – «документ на машинном носителе», который определяется как «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:•    средства составления и изготовления документов  (пишущие, диктофонные и др.);•    средства репрографии и оперативной полиграфии;•    средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);•    средства хранения, поиска и транспортировки;•    средства связи; и др.В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.Выбор программного продукта — сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.1. В области обработки документов:•    повышение оперативности и качества работы с документами; -упорядочение документооборота;•    обеспечение эффективности контроля исполнения;•    постепенный переход от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным «безбумажным»;•    повышение доли интеллектуального труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;•    повышение качества документов, создаваемых в организации;•    исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:•    обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;•    информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах,•    исключение потерь документов;•    оперативное получение информации о состоянии исполнения и местенахождения любого документа;•    сокращение сроков прохождения и исполнения документов;3. В области организации доступа к информации:•    обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);•    обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом конечным результатом этого должно стать:•    введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;•    объединение потоков электронных документов организации;•    использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;•    введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;•    обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное — это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.Литература1.    Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 546 с.2.    Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.3.    Романова А. Особенности электронного документооборота // Директор. 2005. № 6. – С.8-10.4.    Справочник по работе в MS Excel. – СПб.: Нева, 2005. – 1076 с

Схожие работы